Vedtekter for Forskningsinstituttenes fellesarena

§ 1 Om FFA

Forskningsinstituttenes fellesarena (FFA) er en frittstående organisasjon som har som mål å være et samarbeidsorgan for alle norske forskningsinstitutter som er underlagt Norges forskningsråds instituttpolitikk og ordninger for tildeling av basisbevilgninger. Instituttene kan være organisert som stiftelser, ideelle aksjeselskaper eller forvaltningsorganer med utvidede fullmakter. Et institutt regnes som norsk hvis det er opprettet i henhold til norsk lov og har sitt hovedkontor i Norge.

§ 2 Formål

FFA skal være et samarbeidsorgan for medlemmene med følgende hovedmål for sin virksomhet:

• FFA er en interesseorganisasjon for instituttsektoren i Norge som arbeider for en helhetlig norsk instituttpolitikk
• FFA skal ivareta medlemmenes interesser og være et samarbeids- og kompetanseorgan for medlemmene.
• FFA skal arbeide for økt forståelse for forskning og langsiktig kompetanseoppbygging i instituttsektoren.
• FFA skal arbeide for gode rammebetingelser for sine medlemmer nasjonalt og internasjonalt.
• FFA skal bistå myndigheter og forvaltning i saker som angår forskning og forskningsbasert innovasjon.
• FFA skal ikke arbeide med arbeidsgiverspørsmål eller yte service overfor medlemmene på dette området.

§ 3 Medlemskap

Forskningsinstitutter som oppfyller kravene i § 1 kan opptas som medlemmer. Et forskningskonsern som er medlem, må være medlem med alle sine institutter.

Følgende fem grupperinger er etablert for å ivareta medlemmenes interesser:
Fokus/de regionale instituttene, Nettverket for samfunnsvitenskapelige institutter; Miljøalliansen/miljøinstituttene, FIFO (teknisk-industrielle institutter) og Primærnæringsinstituttene.

Årsmøtet kan ved vedtektsendring forandre inndelingen i grupper og vil da vurdere hvilke andre vedtektsendringer dette skal føre til.

Styret kan oppta nye medlemmer og foreta endringer og overføring av medlemmer mellom de nevnte instituttgrupperingene i samråd med de aktuelle grupperingene og instituttene.

§ 4 Organisasjonens hovedoppgave

Organisasjonens hovedoppgaver vil være:

• Utvide og utvikle kunnskapsgrunnlaget om forskning, formidling av forskning, forskningsbasert innovasjon og virkemidler for forskning og utvikling
• Representere instituttsektoren overfor offentlig forvaltning og politiske myndigheter på områder som gjelder landets forsknings- og innovasjonspolitikk og alle forvaltningsområder som har betydning for medlemmene.
• Fremme forståelse for betydningen av langsiktig kompetanseoppbygging i instituttsektoren
• Fungere som konsultativ instans i forhold til offentlige myndigheter og forvaltningen.
• Fremme anvendt forskning og forskningsbasert innovasjon som virkemiddel på alle relevante samfunnsområder.
• Fremme internasjonalt samarbeid innen instituttsektoren med særlig vekt på EU og europeisk samarbeid.
• Representere den norske instituttsektoren i internasjonale og europeiske instituttorganisasjoner og andre institusjoner med relevans for medlemmene.
• Avgi uttalelser på vegne av instituttsektoren i alle forskningspolitiske saker, budsjettsaker, rammebetingelser og saker av relevans for medlemmene.
• Sørge for korrekt og troverdig informasjon om forskning, forskningsbasert innovasjon, rammebetingelser og saker som opptar organisasjonen, til medlemmene, til omverden og til organer og enkeltpersoner man ønsker å påvirke.
• Fremme og vedlikeholde samarbeid med organisasjoner som har interesse for forskning og forskningsbasert innovasjon.
• Arbeide for rettferdige og robuste konkurransearenaer for forskning og utvikling nasjonalt og internasjonalt.

Funksjonsdyktige grupperinger er viktige for arbeidet og prosessene i FFA. Prinsipielt viktige saker skal i hovedsak først behandles i grupperingene før beslutning tas i FFAs styre. FFA skal likevel kunne ha direkte kontakt med de norske instituttene og kunne informere instituttene direkte om viktige resultater og oppgaver.

§ 5 FFAs organer

FFA ledes av årsmøtet og styret. Årsmøtet er FFAs øverste organ og velger styret. Årsmøtet velger en valgkomité. Styret er FFAs utøvende organ. Styret oppretter de råd og utvalg det til enhver tid finner hensiktsmessig.

§ 6 Årsmøtet

Årsmøtet består av medlemmene ved deres ledere, eller den lederen bemyndiger.
Årsmøtet ledes av styreleder og i dennes fravær, av nestleder.
Årsmøtet velger styret. Hver av grupperingene skal være representert med minst ett styremedlem.
Årsmøtet møtes normalt en gang årlig innen utgangen av mai måned. Styret kan innkalle til ekstraordinært årsmøte når et flertall i styret stemmer for det.

Dagsorden på det ordinære årsmøtet skal være som følger:

1. Opprop, godkjenning av stemmer og godkjenning av innkalling og dagsorden
2. Konstituering av møtet – valg av møteleder og 2 personer til underskrift av protokoll.
3. Styrets beretning
4. Regnskap og revisors beretning
5. Arbeidsprogram for det kommende år
6. Budsjett for det kommende år, herunder fastsettelse av kontingent
7. Valg av styre med styreleder, nestleder og personlige varamedlemmer, valgkomité og revisor
8. Godtgjørelse til styre, valgkomité og revisor etter innstilling fra valgkomitéen
9. Vedtektsendringer (hvis slike forslag foreligger)
10. Andre saker

Årsmøtet godkjenner styrets beretning, vedtar regnskap og budsjett og fastsetter kontingent. Årsmøtet kan uttale seg om alle saker av prinsipiell karakter innenfor FFAs saksområde.
Vedtak i årsmøtet gjøres med alminnelig flertall med unntak av følgende saker: Budsjett/kontingent, vedtektsendring (jf §12), oppløsning (jf §13) og valg av styre, styreleder og nestleder. I disse saker har hvert medlem en stemme + en stemme pr 200 årsverk i instituttet, med den begrensning at ingen gruppering skal ha absolutt flertall.

Grunnlaget for beregning av antall årsverk skal være Forskningsrådets instituttstatistikk. Årsmøtet er beslutningsdyktig når minst 50 % av medlemmene er til stede direkte eller representert ved fullmakt.

§ 7 Om valg av styret

Styret skal bestå av seks eller syv medlemmer med personlige varamedlemmer.

Grupperingene skal overfor valgkomiteen hver nominere minst to kandidater til styret fra de respektive arenaene i basisbevilgningssystemet. FIFO skal nominere minst fire kandidater. Så langt det er mulig skal begge kjønn være med i nominasjonene. Valgkomiteen har anledning til å foreslå ett styremedlem ut over primærforslagene til valgkomiteens medlemmer når det er ønskelig for å sikre bredden i styrets kompetanse og en balansert styresammensetning ellers.

Valgkomiteen skal innstille til et styre der hver av grupperingene nevnt i § 3 blir representert, med et medlem og et varamedlem. Innstillingen skal omfatte to styreplasser for FIFO. Komiteen kan ikke gå utenfor de personer som valgkomiteens medlemmer har nominert.

Styret, styreleder, nestleder og personlige varamedlemmer velges for en periode på to år.
Går et styremedlem ut av styret i valgperioden, trer varamedlemmet inn til første påfølgende årsmøte hvor det gjøres suppleringsvalg. Suppleringsvalg på varamedlem kan foretas elektronisk, etter forslag fra den aktuelle grupperingen.

Styrets leder, nestleder, medlemmer og varamedlemmer kan velges for inntil tre perioder. Det kan gjøres unntak fra denne bestemmelsen hvis særlige hensyn til styrets kontinuitet, sammensetning og arbeid krever det. Ved valg av styreleder telles ikke foregående virketid som styremedlem. Leder av et institutt som er medlem av FFA er valgbar til styret. Leder kan utpeke en annen ansatt ved instituttet som valgbar.

§ 8 Om styrets funksjon

Styret leder foreningens virksomhet i samsvar med vedtektene og iverksetter vedtak fattet av årsmøtet. Styret tilsetter og avskjediger administrerende direktør i FFA.
Styret er organisasjonens talerør utad.

Styret er ansvarlig for utvikling av mål, strategier, handlingsplaner og budsjett for organisasjonen.
Styret er ansvarlig for organisasjonens drift, økonomi og regnskapsførsel. Styret forbereder årsmøtene.
Styret iverksetter utredninger og tiltak som er nødvendige for å fremme organisasjonens mål og oppfylle virksomhetsplaner.
Styret leder kontakten med offentlige myndigheter og den sentrale statsforvaltning og med nasjonale og internasjonale organisasjoner.
Styret leder samarbeidet med FFAs samarbeidspartnere.
Styret leder arbeidet med å utvikle samarbeidet mellom medlemsinstituttene og instituttgrupperingene.
Styret oppnevner underutvalg, ad-hoc-utvalg og arbeidsgrupper etter behov.
Styreleder innkaller til styrets møter etter behov. Det skal avholdes minst fire styremøter årlig.
Styret oppnevner personer som skal representere organisasjonen i nasjonale eller internasjonale organer og i ad-hoc-utvalg hvor FFAs medvirkning er ønsket.
Det føres protokoll fra styrets møter. Protokollene skal, så snart de er godkjent av styret, gjøres kjent for medlemsinstituttene og revisor.
Styret er beslutningsdyktig når minst 2/3 av styrets medlemmer er til stede. Styret kan avholde ikke-fysiske møter via for eksempel telefon eller video.
Styrets vedtak treffes ved simpelt flertall, og hvert styremedlem har én stemme. I saker hvor det ikke oppnås enstemmighet skal det protokolleres hvordan den enkelte har stemt. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme.

§ 9 Daglig ledelse

Organisasjonens daglige drift ledes av administrerende direktør i FFA. Administrerende direktør har plikt og rett til å delta i organisasjonens styremøter og årsmøtet. Styret fastsetter nærmere instruks for administrerende direktør.

§ 10 Valgkomité

Årsmøtet oppnevner hvert år en valgkomité. Valgkomitéen skal bestå av én representant for hver av de fem grupperingene som er nevnt i § 3. Valgkomitéen skal gi en innstilling til årsmøtet om valg av styre, styreleder, nestleder og personlige vararepresentanter.
Valgkomitéen kan fremme forslag for årsmøtet på medlemmer til valgkomitéen.
Valgkomitéen skal foreslå godtgjørelse for organisasjonens tillitsvalgte for årsmøtet.
Valgkomiteen treffer beslutning ved alminnelig flertall og er beslutningsdyktig når minst 2/3 av komiteens medlemmer er til stede. Valgkomiteen kan avholde ikke-fysiske møter via for eksempel epost, telefon eller video.

§ 11 Medlemskontingent

Organisasjonens drift finansieres blant annet av medlemskontingent. Denne besluttes årlig av årsmøtet i forbindelse med behandling av kommende års budsjett.

Medlemskontingenten skal bestå av følgende elementer:

• En fast årlig avgift som settes likt for alle medlemmer uavhengig av størrelse
• En variabel del som fastsettes ut fra antall årsverk hos medlemmene i FFA

FFA innkrever kontingenten direkte fra medlemmene med mindre det er gjort særskilt avtale om innkreving via grupperingene.

§ 12 Vedtektsendringer

Endringer i vedtektene må foreslås av styret og vedtas av årsmøtet med minst 2/3 flertall av de avgitte stemmer.

§ 13 Oppløsning

Oppløsning av organisasjonen kan skje når minst ¾ av de avgitte stemmer er for oppløsning og minst ¾ av medlemsinstituttene er til stede direkte i møtet eller er representert ved fullmakt. Ved oppløsning skal eventuelle gjenværende verdier, når alle utgifter og forpliktelser er gjort opp, fordeles på de deltagende organisasjoner/grupperinger proporsjonalt med innbetalt kontingent siste driftsår.