Koronaberedskap mot en ny normal?

Gjestekommentar fra Claus Sonberg, partner i Zynk.

Myndighetene videreførte og forsterket smitteverntiltakene til over påske (13. april) - og mener det verste ligger foran oss. Vi befinner oss trolig i fase to av fem i smittespredningen, der fase tre er «hovedbølgen med utstrakt smittespredning i samfunnet» og fase fire er «full epidemi med stor belastning på helsevesenet».

I tillegg har nedstengingen av samfunnet i kombinasjon med kraftig oljeprisfall skapt en økonomisk krise knapt nok noen bransje eller virksomhet vil være uberørt av. Per nå har Norge 291.000 arbeidsledige, opp med 142.000 fra sist uke. Tallene er ventet å stige kraftig.

Myndighetenes oppdatering på både smittede og arbeidsledige er en viktig påminnelse til dem som merker slitasjen etter tre uker i beredskap, opplever at ting har stabilisert seg, vurderer å redusere på beredskapen eller lempe på restriksjoner med for eksempel hjemmekontor, slik vi denne uken har hatt spørsmål fra kunder om.

Fortsatt beredskap, deling og læring på tvers er viktig for både å redusere risiko og opprettholde motivasjon. Her er oppdaterte erfaringer og refleksjoner fra kunder vi rådgir om koronahåndtering.

1. Beredskapen over i ny fase

Mens uke én handlet om smittevern og organisering av beredskapen, uke to om utvidet risiko- og sårbarhetsvurdering (inkl. likviditet, IT/cyber og drift mm), har uke tre så langt vært preget av alvoret i den økonomiske krisen, men også mer effektive beredskapsmøter, samt mer strategisk og langsiktig analyse og planlegging av risiko.

Vi opplever at mange virksomheter har laget gode oversikter over risiko, prioritert disse og startet arbeidet med å organisere risikoreduserende tiltak og kontinuitetsplaner i tydelige arbeidsstrømmer med klart definerte ansvarlige. Vanlige arbeidsstrømmer er:

a. Smittevern

b. Stabil IT-drift (inkl. cybersikkerhet)

c. Likviditet og finansiering

d. Annen drift (verdikjede, leverandører etc)

e. HR (syke, permitteringer, policies)

f. Kommunikasjon

g. Annet (worst case, mulighetsrom, normalisering, læring etc)

Mens arbeidsstrømmene er etablert, fremstår evnen og kreativiteten til å komme opp med tiltak for å redusere risiko og etablere kontinuitetsplaner ofte som mangelfull.

Dette ser vi spesielt knyttet til IT-systemer og -drift, som for de fleste defineres som et område med høyt risikopotensial på grunn av overbelastning av systemer eller underbemanning grunnet sykdom eller stor arbeidsbelastning over tid. Dette kan få katastrofal konsekvens ved at kjernesystemer og forretningskritiske funksjoner slutter å fungere. Mange systemer og funksjoner lar seg ikke erstatte på kort sikt, men det er verdt å nevne at Hydro driftet aluminiumsverk og støttesystemer med gamle manualer, pensjonerte medarbeidere og samhandlingsplattformer som Whatsapp og Facebook da alle deres IT-systemer var slått ut av fjorårets cyberangrep. De to sistnevnte kan forresten være alternativer dersom Microsoft Teams og Skype skulle gå ned med hele organisasjonen på hjemmekontor.

Et annet eksempel på god risikoreduksjon og kontinuitetsplanlegging er TV 2, som har leid et hotell og flyttet halve redaksjonen i nye lokaler for å kunne levere på samfunnsoppdraget også med utbredt smitte eller IT-problemer.

2. Rammebetingelser og krisepakker

Regjeringen og Stortinget har så langt kommet med krisepakker rettet not arbeidstakere og bedriftenes likviditet gjennom lån og obligasjoner. På fredag kommer trolig myndighetens neste krisepakke, som kommer til å være mer bransjespesifikk. Selv om regjeringen har sagt at de skal «gjøre alt» må man forvente at de økonomiske krisepakkene må prioriteres og innrettes mot bransjer der myndighetene har nedlagt «næringsforbud» på grunn av smittevern, samt næringer og virksomheter med økonomisk bærekraft og konkurransekraft for fremtiden. Fortsatt vil det være mange hull i virkemidlene, derfor vil arbeidet med de fremtidige pakkene fortsette i lang tid fremover. Spørsmålet er ikke minst om myndighetene legger mer direkte tilskudd på bordet, slik de har gjort i Danmark. Bedrifter med behov for økonomisk støtte må snarest innlede dialog med myndighetene, direkte, via næringsorganisasjonene, lokale politikere, stortingsrepresentanter og tillitsvalgte.

3. Sårbare nøkkelfunksjoner

Mange av kundene vi rådgir har identifisert kritiske nøkkelfunksjoner og iverksatt tiltak for å redusere risiko for at disse blir satt ut av spill på grunn av sykdom eller stor arbeidsbelastning over tid. Flere kunder opplever imidlertid en sårbarhet ved at det kun er et par personer som kan utføre enkelte forretningskritiske oppgaver. Skjerming, opplæring av stedfortredere og identifisering av andre back-up løsninger, inklusive tidligere eller pensjonerte medarbeidere er adekvate tiltak.

Vi opplever i tillegg en økt bevissthet på sårbarhet knyttet til psykisk belastning på grunn av høyt arbeidspress, stress og bekymring for egen og kollegers arbeidssituasjon. Enkelte virksomheter ser allerede en negativ utvikling i skader og HMS-statistikk, mens andre har startet arbeidet med å implementere tiltak og kontrollmekanismer for et økt innslag av menneskelige feil på grunn av langvarig psykologisk stress. Dette er spesielt viktig for funksjoner som håndterer arbeidsoppgaver som innebærer sikkerhetsrisiko, sensitive personopplysninger eller store transaksjoner.

4. Kompetente stedfortredere

Myndighetenes vurderer at det verste er foran oss og at langt flere vil bli smittet/syke og at smitteverntiltakene kan bli langvarige. Det skaper behov for å avlaste eller erstatte dagens beredskapsledelse.

De fleste har definerte stedfortredere, men langt fra alle har sørget for at disse har nødvendig opplæring og trening til å kunne inngå i eller lede en beredskapsgruppe, spesielt ikke i en fase da ting kan være langt mer tilspisset og krevende enn i dag.

Eksisterende beredskapsgrupper begynner å bli godt samstemt og effektive etter daglige møter. Beredskapsmøter som i oppstarten tok over en time tar nå 15-20 minutter med god struktur og disiplin. Det kan være verdt å vurdere å gå ned på hyppigheten på møtene, til for eksempel annenhver dag eller to ganger i uken i en periode for at beredskapsledelsen skal være best mulig rustet til å kunne håndtere mer kritiske faser.

Virksomhetene bør sørge for at alle funksjoner i sentral og lokale beredskapsorganisasjoner har to stedfortredere, og at disse har fått nødvending opplæring og trening enten gjennom å være bisittere i møter, alternering og/eller basis opplæring gjennom digitale kurs.

Det er også en god investering å oppdatere og samordne planverk på tvers av organisasjonen før krisen utvikler seg ytterligere. De færreste beredskapsplaner vi tidligere har utviklet eller sett er dimensjonert for det vi nå opplever med korona, men det er allerede mye læring og erfaring som bør nedfelles i planverk, slik at organisasjonen er best mulig rustet til fase 3 og 4 av pandemien.

5. Styrets rolle

Med de vidtrekkende helsemessige og økonomiske konsekvensene koronapandemien ser ut til å få, vil styrene i økende grad både ha krav på informasjon og spille en viktig rolle i krisehåndteringen. Administrasjonen må sørge for å holde styreleder løpende oppdatert på risikovurderinger og beredskap.

Styret spiller en viktig rolle for å sikre at administrasjonen har tilstrekkelig fokus på beredskapen over tid, herunder at verstefallscenariene, risikoreduserende tiltak og kontinuitetsplaner er oppdaterte og utfyllende. Styret bør i tillegg sikre at virksomheten har tilstrekkelige ressurser og kompetanse på kriseledelse, og et system for å fange opp læringspunkter til evalueringen av koronaberedskapen når den tid kommer. Og sist, men ikke minst, har styret ved styreleder en viktig rolle som støttespiller, sparringpartner og motivator til administrerende direktør og derifra til beredskapsledelsen.

6. Evaluering og læring

Det er for tidlig å evaluere og dra lærdom av håndteringen av koronapandemien, men det kommer en tid hvor det vil være viktig, både som nasjon og enkeltvirksomhet. Zynk startet tidlig med å notere og dele læringspunkter fra koronaberedskapen. Når tiden er inne vil vi systematisere og implementere dette i risikovurderinger, planverk, øvelser, strategisk og operativ krisehåndtering. Så langvarig som denne krisen ser ut til å kunne vare, vil det være krevende å huske alle viktige læringspunkter, selv om en god logg vil kunne bidra til dette. Vi anbefaler derfor alle beredskapsgrupper om å løpende notere læringspunkter.